Einen Konferenzraum planen und einrichten

Konferenzen und Meetings gehören trotz neuer digitaler Möglichkeiten wie Videocalls in vielen Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Für wöchentliche Teammeetings, Kundengespräche, Lehrgänge und Workshops benötigen Firmen einen passenden Konferenzraum, zumindest dann, wenn die Termine im eigenen Haus stattfinden sollen. Ein Beratungs- beziehungsweise Konferenzraum sollte dabei bestimmte Kriterien erfüllen.

Einen Konferenzraum einrichten: Welche Ausstattungen ein moderner Konferenzraum heute aufweisen sollte

Den Mittelpunkt eines modern ausgestatteten Konferenzraums bildet natürlich die Bestuhlung in der Form eines Tisches mit einer entsprechenden Anzahl an Sitzgelegenheiten. Die Größe des Konferenztisches und die Anzahl der Stühle richten sich dabei nach der Raumgröße.

Als weitere Ausstattung darf das technische Equipment nicht fehlen. Es versteht sich von selbst, dass Räumlichkeiten, welche für Meetings und Kundengespräche vorbehalten sind, ein vollständiges Angebot sämtlicher technischer Ausstattungen bieten sollte. Neben Flipchart und Metaplanwand dürfen daher Internetanschluss und Bildschirm, Dockingstation für Endgeräte sowie ein der Raumgröße ebenfalls angepasster Tonverstärker nicht fehlen.

Viele Konferenzräume sind heute ebenfalls mit einer kleinen Teeküche ausgestattet. So haben die Mitarbeiter die Gelegenheit, den Gästen Kaffee, Tee und kalte Getränke anzubieten.

Beim Konferenzraum einrichten auf die Details achten

Befindet sich der Konferenzraum im Hauptgebäude, beispielsweise in der Nähe von Büros, bietet es sich an, an einige Details zum Thema Lärmschutz zu denken. Gerade das geräuschintensive Hinsetzen und Aufstehen im Konferenzbereich kann für Mitarbeiter, deren Büros in unmittelbarer Nähe liegen, störend sein.

Ein wichtiger Aspekt ist in diesem Zusammenhang der Fußbodenbelag. Ein Holzboden ist in Beratungsräumen denkbar ungünstig, weil gerade bei stark frequentierten Räumlichkeiten die Lärmbelästigung dann sehr hoch wäre. Ein traditioneller Fußbodenbelag eignet sich viel besser, weil Beläge aus Textil Geräusche gut aufnehmen.

Für einen zusätzlichen Lärmschutz lassen sich beim Konferenzraum einrichten beispielsweise Möbelgleiter zur Geräuschreduktion verwenden. Diese werden einfach unter den Sitzmöbeln montiert und sorgen dann für einen effektiven Lärmschutz. Als weiterer Vorteil schonen diese Möbelgleiter zudem die häufig sehr teuren Stühle.

Licht spielt in Konferenzräumen ebenfalls eine sehr wichtige Rolle

Ein sehr wichtiger Aspekt bei der Ausstattung von Konferenzräumen stellt ebenfalls das Licht dar. In der Regel finden über dem Konferenztisch Deckenlampen ihren angestammten Platz, wobei es sich bei diesen sowohl um Decken-, als auch um Hängeleuchten handeln kann. Die Anzahl der Leuchten entspricht im Idealfall der Länge des Tisches.

Besonders praktisch ist Licht, welches sich bei Bedarf dimmen lässt, beispielsweise dann, wenn es eine Präsentation geben wird. Für das Dimmen des Lichtes bietet sich eine Fernbedienung an.

Vor dem Konferenzraum einrichten an eine detaillierte Planung und eine Kostenkalkulation denken

Unternehmen, die einen Konferenzraum einrichten möchten, benötigen in einem ersten Schritt eine solide Planung sowie ebenfalls einen von der Geschäftsleitung genehmigten Kostenplan. In diesem Zusammenhang bietet es sich an, mehrere Angebote, zum Beispiel bei Herstellern von Büromöbeln, bei Elektrofachbetrieben für Licht und Sound sowie ebenfalls bei Raumausstattern für den Bodenbelag einzuholen.

Die Firma Olaf Plastik bietet die passenden Möbelgleiter zur Lärmreduktion sowie weitere Ausstattungen an. Sobald die Geschäftsleitung die Kosten für das Konferenzraum einrichten bestätigt hat, können Möbel und Ausstattungsgegenstände bestellt sowie Fachbetriebe mit der Montage beauftragt werden.

Vor einer Beratung den neuen Konferenzplan vorbereiten

Eine gute Vorbereitung macht einen großen Anteil am Erfolg eines Meetings aus. Damit der Raum beim Eintreffen der Gäste sofort genutzt werden kann, sollte ein verantwortlicher Mitarbeiter diesen aufschließen und anschließend kurz die Fenster öffnen.

Je nach Bestuhlungswunsch kann der Raum auch von der Konferenz- in die Kinobestuhlung umgeräumt werden. Ein kurzer Test der Technik sollte bei der Vorbereitung des gebuchten Konferenzraumes ebenfalls nicht fehlen.

An eine regelmäßige Reinigung des neuen Konferenzraums denken

Damit die neuen Räumlichkeiten für Tagungen und mehr viele Jahre wie neu aussehen, werden diese in den regelmäßigen Reinigungsplan des Dienstleisters aufgenommen. Tische und Stühle sollten dabei abgewischt und gepflegt sowie der Boden gründlich gereinigt werden. Sind Papierkörbe im Beratungsraum vorhanden, werden diese durch das Servicepersonal geleert. Regelmäßiges Lüften sorgt für einen Luftaustausch.

Fazit

Konferenzräume stellen auch in Zeiten von Homeoffice und Videocalls ein wichtiges Instrument der Unternehmenskommunikation dar. Damit der neue Konferenzraum alle Bestimmungen hinsichtlich Ausstattung und Komfort erfüllt, sollten Unternehmen die Maßnahme detailliert planen und vorbereiten.